Rimborso Chilometrico: una guida completa tra normative e alternative strategiche

La gestione delle trasferte lavorative rappresenta un aspetto cruciale dell'operatività aziendale. 

Quando i dipendenti utilizzano il proprio veicolo per scopi professionali, emerge la necessità di un sistema di compensazione equo e normativamente corretto: il rimborso chilometrico. Questa procedura, sebbene consolidata, presenta complessità gestionali che spingono sempre più aziende a valutare soluzioni alternative come il noleggio a lungo termine. 

Questo articolo offre una disamina approfondita del meccanismo di rimborso, analizzandone il funzionamento, i riferimenti normativi e i limiti, per poi esplorare i vantaggi di un approccio moderno alla mobilità aziendale.

 

Cos'è e come funziona il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è un'indennità che il datore di lavoro eroga al dipendente che utilizza la propria auto per effettuare una trasferta lavorativa al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro. 

Non si tratta di un compenso forfettario, bensì di un importo calcolato per coprire i costi reali sostenuti dal lavoratore. 

Questi costi non si limitano al solo carburante; l'indennità è pensata per compensare una serie di spese proporzionali e non proporzionali legate all'usura e all'esercizio del veicolo.

Il calcolo di questa indennità si basa su un riferimento ufficiale e imprescindibile: le tabelle elaborate dall'Automobile Club d'Italia. 

Il rimborso chilometrico ACI si ottiene moltiplicando la tariffa unitaria, espressa in euro per chilometro, per il totale dei chilometri percorsi per la trasferta.

I costi inclusi nella tariffa ACI comprendono:

• Quota capitale: l'ammortamento del valore del veicolo.
• Costi di esercizio: bollo auto e assicurazione RCA.
• Manutenzione e riparazioni: i costi medi per mantenere il veicolo in efficienza.
• Usura pneumatici.
• Costo del carburante: calcolato sulla base dei prezzi medi.

Sono invece esclusi costi come pedaggi autostradali e parcheggi, i quali vengono generalmente rimborsati a parte, previa presentazione di idonea documentazione (rimborso a piè di lista).

 

Il riferimento ufficiale: la tabella ACI Rimborso Km

Le tabelle ACI rappresentano lo standard di riferimento per il calcolo rimborso chilometrico. 

Pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale, solitamente verso la fine dell'anno, queste tabelle classificano i veicoli in base a marca, modello, alimentazione (benzina, diesel, GPL, metano, ibrido, elettrico) e distinguono tra veicoli in produzione e fuori produzione.

Per ogni modello la tabella fornisce un costo chilometrico specifico. 

Questo valore è fondamentale non solo per determinare l'importo corretto da erogare al dipendente ma anche per definire il trattamento fiscale dell'indennità. 

Secondo la normativa italiana (art. 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi - TUIR), i rimborsi chilometrici erogati per trasferte fuori dal comune non concorrono a formare il reddito del lavoratore e sono quindi esenti da tassazione, a condizione che l'importo sia calcolato sulla base delle tariffe ACI.

Per l'azienda, la deducibilità di questi costi è disciplinata dall'art. 95 del TUIR. 

Le spese sono deducibili entro il limite dei costi di percorrenza di autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per i motori a benzina o 20 cavalli fiscali per quelli diesel. 

Se il dipendente utilizza un'auto di potenza superiore, l'azienda potrà dedurre il costo solo fino al limite previsto per il veicolo con la potenza fiscale massima consentita dalla normativa.

 

La procedura di calcolo e le sue complessità

Il processo di gestione dei rimborsi chilometrici per i dipendenti inizia con la compilazione, da parte del lavoratore, di una nota spese. 

Questo documento deve riportare in modo analitico i dettagli di ogni trasferta: data, luogo di partenza e di arrivo, motivo dello spostamento e chilometri totali percorsi.

A questo punto, l'ufficio amministrativo o le risorse umane devono:

• Verificare i dati: controllare la coerenza dei chilometri dichiarati, spesso utilizzando strumenti di mappatura.
• Identificare il veicolo: individuare il modello esatto dell'auto del dipendente.
• Consultare la tabella ACI: trovare il costo per chilometro corrispondente.
• Calcolare l'importo: moltiplicare i chilometri per la tariffa ACI.
• Liquidare il rimborso: inserire l'importo in busta paga.

Sebbene esistano strumenti per il calcolo rimborso chilometrico online, che automatizzano la ricerca delle tariffe e il calcolo delle distanze (una fra tutti la piattaforma messa a disposizione da ACI ed accessibile con autenticazione tramite SPID), l'intero processo rimane frammentato e dispendioso in termini di tempo. 

La necessità di raccogliere, verificare e archiviare la documentazione di ogni singola trasferta per ogni dipendente genera un carico amministrativo notevole. 

Questo sistema, basato su autocertificazioni e controlli manuali, è anche esposto a rischi di imprecisioni, errori di calcolo o potenziali abusi. 

La gestione del rimborso carburante per i dipendenti e delle altre voci di costo diventa un'attività ripetitiva e a basso valore aggiunto.

 

L'alternativa moderna: il noleggio a lungo termine

Di fronte alle complessità e all'onere gestionale del rimborso chilometrico auto propria, il noleggio a lungo termine (NLT) si sta affermando come una soluzione strategica per la mobilità aziendale. 

Anziché rimborsare l'uso di un veicolo privato, l'azienda fornisce direttamente al dipendente un'auto a noleggio per le esigenze lavorative (e spesso anche per uso promiscuo).

Questa formula trasforma un costo variabile e difficile da prevedere in una spesa pianificabile. 

Il canone mensile di noleggio, infatti, include tipicamente:

• Utilizzo del veicolo: un'auto nuova e tecnologicamente aggiornata.
• Coperture assicurative complete: RCA, Kasko, furto e incendio.
• Manutenzione ordinaria e straordinaria.
• Assistenza stradale.

Vantaggi del Noleggio a lungo termine per l'azienda

1. Certezza dei costi: il canone mensile elimina le incertezze legate ai rimborsi variabili e ai costi imprevisti di manutenzione.

2. Semplificazione amministrativa: si elimina la necessità di raccogliere e verificare le note spese chilometriche. La gestione si riduce al pagamento di un'unica fattura mensile per fornitore.

3. Vantaggi fiscali: il noleggio a lungo termine può offrire regimi di deducibilità dei costi e detraibilità dell'IVA, specialmente per l'uso strumentale del veicolo.

4. Sicurezza e immagine: la flotta aziendale è composta da veicoli nuovi, sicuri ed efficienti, contribuendo a migliorare l'immagine aziendale e la sicurezza dei dipendenti.

5. Nessuna immobilizzazione di capitale: l'azienda non deve sostenere l'ingente spesa iniziale per l'acquisto dei veicoli, liberando risorse finanziarie per il core business.

Vantaggi del Noleggio a lungo termine per il dipendente

Anche per il dipendente i benefici sono tangibili. 

Disporre di un'auto aziendale a noleggio, spesso anche per uso personale (uso promiscuo), elimina la preoccupazione per l'usura del proprio veicolo, i costi di manutenzione e le pratiche assicurative. 

Il dipendente può contare su un mezzo sempre efficiente e sicuro senza dover anticipare spese.

 

Un nuovo paradigma per la mobilità aziendale

Il sistema del rimborso chilometrico, pur essendo uno strumento consolidato, mostra i suoi limiti in un contesto aziendale che richiede agilità, efficienza e controllo dei costi. 

La sua gestione manuale e la dipendenza da procedure di controllo lo rendono un processo obsoleto e oneroso.

Il passaggio al noleggio a lungo termine, pertanto, non è solo un cambiamento operativo ma una scelta strategica: permette alle aziende di esternalizzare la gestione della flotta, garantendo costi certi, riducendo il carico amministrativo e offrendo ai propri collaboratori uno strumento di lavoro moderno e sicuro. 

Per manager e professionisti, valutare questa transizione significa ottimizzare le risorse, migliorare l'efficienza operativa e adottare un modello di mobilità più sostenibile e adeguato alle sfide del mercato contemporaneo. In questo panorama, la scelta del partner giusto è determinante. 

Attori leader nel settore come UnipolRental, che unisce l'esperienza nel noleggio all'affidabilità e alla solidità del Gruppo Unipol, si propongono come interlocutori ideali. 

Le loro caratteristiche distintive, come l'ampia gamma di soluzioni personalizzabili, la rete di assistenza diffusa su tutto il territorio e l'attenzione verso nuove forme di mobilità sostenibile, ne fanno un punto di riferimento per le aziende che intendono trasformare la gestione della flotta in un autentico vantaggio competitivo.